Décharges et consentements au camp : ce qu'il faut au Canada

Les décharges et les formulaires de consentement protègent votre organisation et établissent des attentes claires avec les familles. Gardez-les à un endroit où vous les retrouvez quand un assureur ou un parent les demande. Voici un survol pratique pour les exploitants canadiens. Ce n’est pas un avis juridique, et vous devriez faire réviser vos formulaires par un avocat ou par votre assureur.

Les formulaires dont la plupart des camps ont vraiment besoin

• Décharge de responsabilité et acceptation des risques. Décrit les activités prévues et confirme que le parent ou tuteur accepte les risques inhérents.
• Autorisation médicale. Permission de donner les premiers soins, de joindre les services d’urgence et d’agir selon les renseignements sur les allergies et les médicaments inscrits au dossier.
• Consentement photo et médias. Indique si vous pouvez utiliser l’image d’un enfant dans les récapitulatifs, les infolettres ou le marketing. Ce consentement devrait être donné de façon explicite et rester séparé du reste.
• Autorisation de départ et code de conduite. Qui peut venir chercher l’enfant, et le comportement attendu des participants. Partez de notre modèle de formulaire d’autorisation de départ.

Pourquoi la signature électronique vaut mieux que le papier

Un PDF signé dans la boîte de réception de quelqu’un est difficile à retrouver et facile à perdre. Une signature électronique recueillie pendant l’inscription est liée à un parent ou tuteur, à un enfant et à un horodatage précis, et reste jointe à la réservation. Quand vous devez prouver qu’une décharge a été signée, il suffit d’un clic, pas d’une recherche dans de vieux courriels.

Exigences pratiques pour une signature électronique défendable : une trace claire de qui a signé, de ce qui a été signé et du moment de la signature, plus une confirmation que la famille peut consulter plus tard. Chaque famille devrait recevoir son propre lien de signature, qui ne peut pas être réutilisé.

Obligations en vertu de la LPRPDE et des lois provinciales

Les camps recueillent des renseignements sensibles sur des mineurs : problèmes de santé, médicaments et parfois des photos. Selon votre province et selon que vous êtes une entreprise, un organisme sans but lucratif ou une municipalité, c’est la LPRPDE ou une loi provinciale qui s’applique (au Québec, la Loi 25). Les principes qui comptent le plus pour un camp :

• Ne recueillez que ce dont vous avez besoin. Si un champ ne répond pas à un vrai besoin opérationnel, ne le demandez pas.
• Précisez l’utilisation. Dites aux familles à quoi sert chaque renseignement et ne l’utilisez pas à d’autres fins sans leur consentement.
• Gardez les consentements distincts. Le consentement photo n’est pas le consentement médical. Demandez chacun séparément.
• Protégez et conservez de façon responsable. Limitez l’accès aux notes médicales et ne conservez pas ces renseignements plus longtemps que nécessaire.

Rendez l’information médicale visible au bon moment

Un consentement n’est utile que si le bon membre du personnel voit l’alerte d’allergie au bon moment. L’objectif : le moniteur qui s’occupe de l’accueil voit une alerte médicale claire pour l’enfant devant lui, sans parcourir les renseignements de santé de tous les autres enfants. Un accès limité au groupe assigné à ce membre du personnel est à la fois plus sûr et plus respectueux de la vie privée.

Tout réunir

La configuration la plus propre recueille toutes les signatures requises pendant l’inscription en ligne, les conserve avec la réservation, tient les renseignements médicaux loin des personnes qui n’en ont pas besoin et garde le consentement photo à part. Campix recueille les décharges et un consentement photo distinct pendant l’inscription, affiche les alertes d’allergie et médicales sur la liste d’accueil, masque les renseignements de santé aux membres de l’équipe en lecture seule et ne montre aux moniteurs que les enfants de leurs programmes. Voyez comment ça fonctionne.