Logiciel d'inscription pour service de garde au Canada
Comment les services de garde au Canada gèrent les inscriptions, les présences, les départs, les reçus d'impôt des familles et les listes d'attente.
Un service de garde fonctionne tous les jours, sous permis et avec un nombre de places limité. Trois points comptent donc beaucoup : qui peut venir chercher un enfant, si la famille peut déduire les frais à l’impôt, et comment vous gérez la liste d’attente d’un groupe complet. Réglez ces trois points dès l’inscription.
Un lien d’inscription par emplacement
Chaque emplacement devrait avoir son propre lien, avec ses groupes, ses heures et ses tarifs, pour que le bon horaire et les bonnes taxes s’appliquent. Créez chaque groupe pour toute la période, ou fixez un prix par semaine pour que les familles choisissent seulement les semaines dont elles ont besoin.
Notez l’enfant et chaque personne autorisée à venir le chercher
- Nom et date de naissance de l’enfant, et son groupe ou programme
- Coordonnées des parents et contact d’urgence
- Chaque personne autorisée à venir chercher l’enfant
- Allergies, médicaments et notes médicales dont le personnel a besoin chaque jour
- Tout besoin lié à l’accessibilité
Activez Exiger des noms de départ autorisés dans Paramètres et le formulaire demande à chaque famille jusqu’à 10 personnes autorisées à venir chercher l’enfant. Les noms s’ajoutent au profil de l’enfant, et le personnel les vérifie à la porte. Vous pouvez aussi exiger un NIP de départ ou une signature.
Reçus de paiement pour l’impôt
Les familles peuvent déduire les frais de garde à l’impôt, et il leur faut un reçu pour le faire. Elles téléchargent un reçu de paiement dans le portail familial pour chaque inscription payée. Il indique le nom de l’enfant, le montant, les dates et votre numéro d’entreprise si vous l’ajoutez dans les paramètres. Pour les camps de jour, les services de garde et les programmes parascolaires au Canada, il indique aussi que les frais peuvent être déduits à la ligne 21400.
Liste d’attente dans l’ordre pour les groupes complets
Les ratios prévus par votre permis limitent la taille de vos groupes : un groupe complet ne peut pas accueillir un enfant de plus. La liste d’attente garde les familles que vous ne pouvez pas encore placer et, quand une place se libère, l’offre à la famille suivante, dans l’ordre. Elle vous montre aussi où la demande est la plus forte, ce qui aide à planifier.
Ce que les familles voient sur leur téléphone
Les familles ouvrent votre lien sur leur téléphone, choisissent un groupe et les semaines dont elles ont besoin. Chaque groupe affiche les âges, les heures, les jours, le prix par semaine et les places restantes, pour que personne ne demande une place que vous n’avez pas.
Les parents n’ont pas à créer de compte. Ils remplissent les renseignements sur l’enfant, les parents, le contact d’urgence et les notes médicales, signent ce que vous exigez et paient par carte. Pour revenir plus tard, ils ouvrent le portail familial et entrent un code reçu par courriel.
Ce que votre personnel voit
Chaque inscription arrive à l’écran Inscriptions, par enfant et par classe. Filtrez par classe, exportez la liste dans un tableur, ou ouvrez le dossier d’un enfant pour voir ses allergies, les personnes autorisées à venir le chercher et ses contacts d’urgence.
Un système d’inscription comparé aux formulaires papier
| Tâche | Formulaires papier et courriels | Inscription en ligne avec Campix |
|---|---|---|
| Inscription | Formulaires ressaisis dans un tableur | Les familles remplissent le formulaire une fois, sur leur téléphone |
| Places par groupe | Comptées à la main | Places restantes pour chaque groupe, et un groupe complet propose la liste d’attente |
| Départs | Une liste papier à la porte | Les noms au profil de l’enfant, vérifiés au départ |
| Paiement | Virements Interac rapprochés à la main | Paiement par carte à l’inscription, versé dans votre propre compte Stripe |
| Liste d’attente | Des noms dans une boîte de réception | La place libérée est offerte à la famille suivante |
| Reçus | Rédigés en janvier | Les familles les téléchargent dans le portail familial |
Ce que ça coûte
Commencez gratuitement avec le forfait Solo, puis passez au suivant quand vous ajoutez des groupes ou des emplacements. Les prix sont en dollars canadiens.
| Forfait | Prix (CAD) | Frais sur les paiements en ligne | Emplacements | Programmes | Participants |
|---|---|---|---|---|---|
| Solo | Gratuit | 2 % | 1 | 3 | 100 |
| Team | 79 $ par mois | 1,5 % | 2 | 10 | 500 |
| Multi-site | 149 $ par mois | 1 % | 5 | 25 | 3 000 |
| Network | Prix sur mesure | 0,5 % | Illimité | Illimité | Illimité |
Chaque nouvelle organisation commence par un essai de 30 jours du forfait Team, sans carte de crédit. Les frais de traitement de carte de Stripe s’ajoutent aux frais de la plateforme, et vous pouvez les faire assumer par les familles.
Le résultat visé
Une famille inscrit son enfant, indique qui peut venir le chercher, signe le consentement, paie et peut télécharger son reçu quand elle en a besoin. Commencez gratuitement ou consultez les forfaits et les tarifs.
Autres guides sur l’inscription
Questions fréquentes
Les parents doivent-ils créer un compte pour inscrire leur enfant ?
Non. Les parents inscrivent leur enfant et paient par votre lien sans créer de compte. Pour revenir plus tard, ils ouvrent le portail familial et entrent un code reçu par courriel.
Puis-je facturer à la semaine ?
Oui. Fixez un prix par semaine pour un groupe et les familles choisissent les semaines dont elles ont besoin, qu’elles paient à l’inscription.
Les familles peuvent-elles indiquer qui peut venir chercher leur enfant ?
Oui. Activez Exiger des noms de départ autorisés dans Paramètres et le formulaire demande jusqu’à 10 personnes. Le personnel voit ces noms au profil de l’enfant au moment du départ.
Prenez-vous des frais sur les paiements ?
Oui. Les paiements en ligne comportent des frais de plateforme de 0,5 % à 2 % selon le forfait, en plus des frais de traitement de carte de Stripe. L’argent est versé dans votre propre compte Stripe.
Est-ce offert en français ?
Oui. La page d’inscription, le portail familial et les courriels envoyés aux familles sont offerts en français et en anglais.
Puis-je gérer plus d’un emplacement ?
Oui. Chaque emplacement a son propre lien, ses groupes et ses prix. Le forfait Team couvre 2 emplacements et le forfait Multi-site en couvre 5.
Gérez votre camp avec Campix
Inscription en ligne, décharges, paiements et pointage sur téléphone, pour les camps de jour, les programmes parascolaires et les sports jeunesse. Commencez gratuitement, sans carte de crédit.