Inscription à un programme parascolaire : guide canadien
Comment les programmes parascolaires canadiens gèrent en ligne l'inscription, les personnes autorisées au départ, les paiements et les reçus téléchargeables.
La garde après l’école est quotidienne, ce qui rend plus importants deux points que la plupart des formulaires d’inscription ignorent : qui a le droit de venir chercher un enfant, et si la famille peut déduire les frais comme frais de garde d’enfants au moment des impôts. Réglez ces deux points à l’inscription : demandez qui peut venir chercher l’enfant, et remettez aux familles un reçu utilisable au moment des impôts.
Voici ce dont l’inscription en ligne d’un programme parascolaire canadien a besoin.
Un lien par emplacement
Chaque emplacement devrait avoir son propre lien d’inscription qui présente ses programmes, ses heures et ses tarifs, pour que le bon horaire et les bonnes taxes s’appliquent automatiquement. Les familles inscrivent leur enfant une seule fois, pour la session ou pour les seules semaines dont elles ont besoin, au lieu de le réinscrire chaque mois.
Recueillez les renseignements de l’enfant et toutes les personnes autorisées à venir le chercher
En garde quotidienne, venir chercher un enfant est une question de sécurité, pas un détail :
- Nom et date de naissance de l’enfant, et le programme auquel il est inscrit
- Coordonnées des parents ou tuteurs, et chaque personne autorisée à venir chercher l’enfant
- Allergies, médicaments et notes médicales dont le personnel a besoin chaque jour
- Personne à joindre en cas d’urgence et besoins d’accessibilité
Activez Exiger des noms de départ autorisés dans Paramètres et le formulaire demande à chaque famille jusqu’à 10 personnes autorisées à venir chercher l’enfant. Les noms s’ajoutent au profil de l’enfant, et le personnel vérifie un nom à la porte au lieu de deviner. Vous pouvez aussi exiger un NIP au départ.
Consentements et renseignements médicaux dans l’inscription
Recueillez les décharges, le consentement photo et l’autorisation médicale pendant l’inscription, avant le paiement, pour que chaque inscription confirmée comprenne les consentements dont vous avez besoin au dossier.
Frais de session et reçus de paiement
Les frais de garde après l’école sont généralement admissibles comme frais de garde d’enfants. Les reçus comptent donc pour vos familles :
- Paiement par carte avec reçu immédiat
- Frais de session payés à l’inscription, avec un rabais automatique pour les frères et sœurs
- Taxes au taux de votre province, avec des paiements versés dans votre propre compte Stripe
- Un reçu de paiement que les familles téléchargent dans le portail familial, avec votre numéro d’entreprise (une fois ajouté) et une note pour la demande de frais de garde d’enfants (ligne 21400)
Pointage quotidien et vérification du nom au départ
Une fois les familles inscrites, le personnel pointe les arrivées et les départs d’un geste sur la liste du jour, ou les familles balaient un code QR à une borne (forfait Team et plus). La liste des personnes autorisées au profil de chaque enfant est à portée de main pour vérifier un nom à la porte.
Ce que les familles voient
Les familles ouvrent votre lien sur leur téléphone et choisissent le programme. Pour un programme à la semaine, elles cochent les semaines dont elles ont besoin et ne paient que celles-là. Une famille qui n’a besoin que d’octobre ne paie pas toute la session.
Ce que votre personnel voit
Chaque inscription arrive à l’écran Inscriptions, avec l’enfant et le programme. Ouvrez le dossier d’un enfant pour voir ses allergies, ses contacts d’urgence et les personnes autorisées à venir le chercher avant la première journée.
L’inscription papier comparée à l’inscription en ligne
| Tâche | Formulaires papier | Inscription en ligne avec Campix |
|---|---|---|
| Inscription | Un formulaire envoyé dans le sac à dos | Un lien que les familles remplissent sur leur téléphone |
| Départs | Une liste collée près de la porte | Les noms au profil de chaque enfant, vérifiés au départ |
| Consentements | Des signatures recueillies en septembre | Signés dans le formulaire, avant le paiement |
| Paiement | Chèques et virements Interac | Paiement par carte à l’inscription, versé dans votre propre compte Stripe |
| Reçus | Rédigés pour la période des impôts | Les familles les téléchargent dans le portail familial |
| Pointage quotidien | Une planchette à pince | Un geste sur la liste, ou un code QR à la borne |
Ce que ça coûte
Commencez gratuitement avec le forfait Solo, puis passez au suivant quand vos programmes ou vos emplacements augmentent. Les prix sont en dollars canadiens.
| Forfait | Prix (CAD) | Frais sur les paiements en ligne | Emplacements | Programmes | Participants |
|---|---|---|---|---|---|
| Solo | Gratuit | 2 % | 1 | 3 | 100 |
| Team | 79 $ par mois | 1,5 % | 2 | 10 | 500 |
| Multi-site | 149 $ par mois | 1 % | 5 | 25 | 3 000 |
| Network | Prix sur mesure | 0,5 % | Illimité | Illimité | Illimité |
Chaque nouvelle organisation commence par un essai de 30 jours du forfait Team, sans carte de crédit. Les frais de traitement de carte de Stripe s’ajoutent aux frais de la plateforme, et vous pouvez les faire assumer par les familles.
À quoi ressemble un bon parcours
Un parent inscrit son enfant pour la session ou pour les semaines dont il a besoin, indique les personnes autorisées, signe les consentements, paie et peut télécharger un reçu de paiement au besoin, sans que personne ait à ressaisir quoi que ce soit. Commencez gratuitement ou consultez les forfaits et les tarifs.
Autres guides sur l’inscription
Questions fréquentes
Les parents doivent-ils créer un compte pour inscrire leur enfant ?
Non. Les parents inscrivent leur enfant et paient par votre lien sans créer de compte. Pour revenir plus tard, ils ouvrent le portail familial et entrent un code reçu par courriel.
Les familles peuvent-elles s’inscrire pour quelques semaines seulement ?
Oui. Fixez un prix par semaine pour le programme et les familles choisissent les semaines dont elles ont besoin. Elles ne paient que ces semaines.
Les familles peuvent-elles indiquer qui peut venir chercher leur enfant ?
Oui. Activez Exiger des noms de départ autorisés dans Paramètres et le formulaire demande jusqu’à 10 personnes. Le personnel voit ces noms au profil de l’enfant au moment du départ.
Comment le personnel fait-il le pointage chaque jour ?
Le personnel touche le nom de chaque enfant sur la liste du jour, ou les familles balaient un code QR à une borne avec le forfait Team ou supérieur.
Prenez-vous des frais sur les paiements ?
Oui. Les paiements en ligne comportent des frais de plateforme de 0,5 % à 2 % selon le forfait, en plus des frais de traitement de carte de Stripe. L’argent est versé dans votre propre compte Stripe.
Est-ce offert en français ?
Oui. La page d’inscription, le portail familial et les courriels envoyés aux familles sont offerts en français et en anglais.
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