Logiciel d'inscription pour club sportif jeunesse : guide
Comment les clubs sportifs jeunesse au Canada gèrent les inscriptions par équipe et par saison, les décharges, les frais, l'équipement et les listes d'attente.
Un club sportif jeunesse inscrit par saison et par équipe, avec des évaluations, des divisions et de l’équipement à organiser. Les familles inscrivent souvent plus d’un enfant et récupèrent de l’équipement ou des uniformes en même temps. Le papier et le courriel ne suivent pas quand une période d’inscription ouvre à quelques centaines de familles d’un coup. La même configuration convient aux clubs de soccer, de hockey, de basketball, de gymnastique et de natation.
Un seul lien pour toutes les équipes
Chaque emplacement de votre club a un lien d’inscription qui présente chaque équipe avec sa tranche d’âge et ses frais. Un parent inscrit ainsi le bon enfant dans la bonne équipe et paie en une seule étape.
Notez l’athlète et l’essentiel
- Nom et date de naissance de l’athlète, et sa division ou son équipe
- Coordonnées des parents et contact d’urgence
- Notes médicales et tout problème de santé qu’un entraîneur doit connaître
- Expérience ou niveau, quand cela influence le classement
Décharges, frais de ligue et équipement
Encaissez le paiement à l’inscription, avec tout inclus :
- Décharge de responsabilité signée en ligne pendant l’inscription, avant le paiement
- Frais de saison ou de ligue, avec rabais automatique pour la fratrie et tarif d’inscription hâtive
- Modules complémentaires pour l’équipement et l’uniforme au moment du paiement (forfait Team et plus)
- Taxes au taux de votre province, argent versé dans votre propre compte
Liste d’attente pour les divisions complètes
Quand une division est complète, les familles s’inscrivent sur la liste d’attente. Quand une place se libère, elle est offerte à la famille suivante, dans l’ordre.
Camps sportifs d’été et de congés scolaires
Bien des clubs offrent aussi des camps d’une semaine l’été et pendant les congés scolaires. Créez chaque semaine comme un camp distinct, avec les âges acceptés et un nombre de places, et les familles s’inscrivent à autant de semaines qu’elles veulent en une seule étape. Les entraîneurs pointent les athlètes sur le terrain à partir de la même liste. Voyez comment ça fonctionne pour l’inscription aux camps sportifs.
Ce que les parents voient à l’ouverture des inscriptions
Les parents ouvrent le lien de votre club sur leur téléphone et voient chaque équipe avec ses âges, ses frais, ses jours d’entraînement et ses places restantes. Ils choisissent une équipe, ajoutent l’athlète, signent la décharge et paient. Un parent qui a deux athlètes les ajoute tous les deux avant de payer une seule fois.
Ce que voit la personne responsable des inscriptions
Chaque équipe affiche ses frais, sa tranche d’âge, ses entraîneurs et le nombre de places prises. Vous voyez ainsi quelles divisions ont besoin d’un coup de pouce et lesquelles ont besoin d’une liste d’attente. Exportez votre liste d’athlètes et vos inscriptions dans un tableur pour votre ligue ou votre association.
Un outil d’inscription sportive comparé à un tableur
| Tâche | Formulaire en ligne et tableur | Inscription en ligne avec Campix |
|---|---|---|
| Inscription à la saison | Un formulaire, puis des lignes copiées dans un tableur | Un seul lien avec toutes les équipes, sur n’importe quel téléphone |
| Bonne division | Âges vérifiés à la main | La date de naissance est comparée à la tranche d’âge de l’équipe |
| Décharges | Un PDF envoyé par courriel | Signées électroniquement dans le formulaire, avant le paiement |
| Frais | Virements Interac relancés un à un | Paiement par carte à l’inscription, avec rabais fratrie et rabais d’inscription hâtive |
| Uniformes | Un bon de commande à part | Des modules complémentaires choisis au moment de payer |
| Équipes complètes | Une pile de courriels | Une liste d’attente qui offre la place libérée à la famille suivante |
Ce que ça coûte
Commencez gratuitement avec le forfait Solo, puis passez au suivant quand vous ajoutez des équipes ou des terrains. Les prix sont en dollars canadiens.
| Forfait | Prix (CAD) | Frais sur les paiements en ligne | Emplacements | Programmes | Participants |
|---|---|---|---|---|---|
| Solo | Gratuit | 2 % | 1 | 3 | 100 |
| Team | 79 $ par mois | 1,5 % | 2 | 10 | 500 |
| Multi-site | 149 $ par mois | 1 % | 5 | 25 | 3 000 |
| Network | Prix sur mesure | 0,5 % | Illimité | Illimité | Illimité |
Chaque nouvelle organisation commence par un essai de 30 jours du forfait Team, sans carte de crédit. Les frais de traitement de carte de Stripe s’ajoutent aux frais de la plateforme, et vous pouvez les faire assumer par les familles.
Le résultat visé
Un parent inscrit deux athlètes dans les bonnes divisions, signe les décharges, ajoute un uniforme, paie et reçoit sa confirmation en quelques minutes. Commencez gratuitement ou consultez les forfaits et les tarifs.
Autres guides sur l’inscription
Questions fréquentes
Un parent peut-il inscrire plus d’un athlète à la fois ?
Oui. Le parent ajoute chaque athlète, puis paie une seule fois pour tous.
L’âge de l’athlète est-il vérifié selon l’équipe ?
Oui. Le formulaire compare la date de naissance à la tranche d’âge de l’équipe et bloque une inscription qui ne correspond pas.
Puis-je vendre des uniformes et de l’équipement à l’inscription ?
Oui, avec le forfait Team et plus. Ajoutez-les comme modules complémentaires et les parents les choisissent au moment de payer.
Puis-je offrir un rabais fratrie ou un rabais d’inscription hâtive ?
Oui. Activez le rabais fratrie dans Paramètres et fixez un rabais d’inscription hâtive pour chaque équipe.
Prenez-vous des frais sur les paiements ?
Oui. Les paiements en ligne comportent des frais de plateforme de 0,5 % à 2 % selon le forfait, en plus des frais de traitement de carte de Stripe. L’argent est versé dans votre propre compte Stripe.
Est-ce offert en français ?
Oui. La page d’inscription, le portail familial et les courriels envoyés aux familles sont offerts en français et en anglais.
Gérez votre camp avec Campix
Inscription en ligne, décharges, paiements et pointage sur téléphone, pour les camps de jour, les programmes parascolaires et les sports jeunesse. Commencez gratuitement, sans carte de crédit.