Gérer la liste d'attente de vos programmes de camp

Quand un programme est complet, les familles qui n’ont pas eu de place vous montrent où se trouve la demande, et chaque annulation libère une place que vous pouvez encore vendre. Une liste d’attente relie les deux si elle assure le suivi à votre place.

Pourquoi un courriel à tout le monde n’est pas une liste d’attente

Garder les familles intéressées dans une boîte de réception ou un tableur veut dire qu’à chaque place libérée, vous écrivez à tout le monde, triez les réponses et espérez que la première personne à répondre est celle qui attend depuis le plus longtemps. C’est lent et injuste, et les places restent vides pendant que vous faites le tri. Une vraie liste d’attente garde un ordre équitable et agit dès qu’une place se libère.

Offrir la place automatiquement dès qu’elle se libère

Quand une famille annule, la famille suivante sur la liste obtient la place et reçoit un courriel sans que vous ayez à surveiller les désistements : une confirmation pour un programme gratuit, ou une demande de paiement dans son portail pour un programme payant. La famille a 48 heures pour payer et reçoit un rappel la veille de la fin du délai. Si elle ne paie pas, la place passe à la famille suivante. Modifiez ce délai avec Retenir une place pendant dans Paramètres. Vous pouvez désactiver cette option pour un emplacement et faire avancer les familles vous-même.

Expliquer la liste d’attente aux familles

Dites aux familles ce que signifie être sur la liste d’attente : aucuns frais pour s’y inscrire, les places offertes dans l’ordre d’inscription sur la liste, et ce qui se passe si une place se libère. Une note claire dès le départ évite les courriels « suis-je inscrit ou non ? » et garde les familles intéressées pour la prochaine place ou la prochaine session.

Pour les camps à la semaine, une liste d’attente par semaine

Si votre camp se vend à la semaine, la demande se mesure par semaine, pas par programme. Une famille peut vouloir la troisième semaine mais pas la deuxième : la liste d’attente doit donc suivre les semaines précises demandées. Quand une de ces semaines se libère, Campix l’offre à la famille suivante qui attend cette semaine et la prévient par courriel. Une semaine gratuite est confirmée tout de suite. Une semaine payante est retenue pour la famille pendant le même délai, 48 heures par défaut, puis passe à la famille suivante si elle ne paie pas.

Utiliser la liste d’attente pour planifier

Un programme avec vingt familles en attente vous dit d’ajouter une session, un emplacement ou du personnel la saison prochaine. Au fil de quelques saisons, vos listes d’attente montrent où se trouve la demande.

Le résultat visé

Une semaine populaire se remplit, les nouvelles familles s’inscrivent sur la liste d’attente au lieu de partir, une annulation fait avancer la famille suivante le jour même, et en fin de saison vous savez quoi développer. Pour le volet revenus du même problème, consultez notre guide pour réduire les absences et les paiements en retard.

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