Remboursement et annulation au camp : modèle de politique

La plupart des litiges sur les remboursements partent d’une politique que la famille n’a jamais vue ou jamais acceptée. Une politique claire, affichée à l’inscription et rédigée en langage simple, règle presque tous ces litiges avant qu’ils commencent. Voici ce qu’il faut inclure, avec un modèle à adapter. C’est un point de départ, pas un avis juridique. Faites réviser votre politique par un professionnel si vous avez besoin de certitude.

Les lois provinciales sur la protection du consommateur, notamment au Québec, peuvent limiter ce que vous conservez quand une famille annule. Vérifiez les règles de votre province avant de fixer vos délais.

Ce que couvre une politique claire

• La date limite : combien de jours avant le début le remboursement complet est offert
• Ce qui se passe après la date limite : remboursement partiel, crédit ou aucun remboursement
• Tout dépôt non remboursable ou frais d’administration, avec son montant exact
• Les exceptions pour raison médicale ou urgence, et les pièces justificatives demandées
• Comment et quand les remboursements sont émis, et sur quel mode de paiement
• Ce qui se passe si vous annulez un programme. Le remboursement complet est la norme.

Crédits ou remboursements

Offrir un crédit pour une session future plutôt qu’un remboursement en argent vous permet de garder le revenu, et convient souvent aux familles qui prévoient revenir. Beaucoup de camps procèdent par paliers : remboursement complet longtemps d’avance, crédit à l’approche du début, rien une fois la session commencée. Peu importe votre choix, écrivez-le clairement pour éviter les surprises.

Un modèle à adapter

Ajustez les délais et les montants à votre programme :

• Annulation 14 jours ou plus avant le début : remboursement complet, moins le dépôt indiqué
• Annulation de 7 à 13 jours avant le début : remboursement de 50 % ou crédit complet pour une session future
• Annulation moins de 7 jours avant le début, ou après le début : aucun remboursement, sauf urgence médicale ou familiale documentée
• Si nous annulons une session, peu importe la raison : remboursement complet sur le mode de paiement d’origine
• Les remboursements sont traités dans les 10 jours ouvrables, sur la carte utilisée à l’inscription

Obtenez la politique complète en modèle à imprimer ou à modifier, avec des sections sur le dépôt, les crédits, les urgences et la façon d’annuler.

Affichez-la là où les familles l’acceptent

Une politique sur une page à part passe facilement inaperçue, et les familles diront ne l’avoir jamais vue. Affichez-la dans l’inscription, près du paiement, pour que confirmer une réservation revienne à accepter les conditions. Quand la politique accompagne la réservation, vous pouvez l’invoquer et traiter le remboursement selon la règle au lieu de négocier chaque cas.

Dans Campix, réglez la date limite d’annulation et le pourcentage de remboursement dans Paramètres, sous Paiements. Les familles voient cette règle à l’étape du paiement et peuvent annuler dans le portail familial avant la date limite si vous le permettez. L’étape du paiement affiche une seule date limite et un seul pourcentage : si votre politique prévoit plusieurs paliers, des crédits ou un dépôt, allez dans Paramètres, sous Inscription, activez Exiger le consentement et indiquez votre politique complète dans l’URL des conditions. Quand une famille annule avant la date limite, l’inscription affiche le montant à rembourser, et vous l’émettez dans Stripe.

Pour l’aspect financier des annulations, consultez notre guide pour réduire les absences et les retards de paiement.

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