Passer de Jackrabbit à Campix : guide de migration

Jackrabbit est une plateforme solide et bien établie. Si vous avez décidé de changer, une exportation propre et un peu de planification vous permettent de passer d’une saison à l’autre en conservant les renseignements de chaque famille. Voici comment.

Déterminez ce qui doit vraiment être transféré

Vous avez rarement besoin de tout votre historique dans le nouveau système. Concentrez-vous sur ce dont la prochaine saison dépend :

• Les participants, avec les coordonnées des parents ou tuteurs, la date de naissance, les allergies, les notes médicales et les personnes autorisées à venir les chercher
• Vos programmes, avec les dates, les heures, les frais et la capacité

Les inscriptions et les soldes ne s’importent pas. Les familles s’inscrivent de nouveau avec votre nouveau lien, et vous réglez les anciens soldes dans votre système actuel. Les saisons terminées et l’ancien détail financier peuvent rester dans vos fichiers d’exportation.

Exportez d’abord, faites la correspondance ensuite

Exportez vos familles, vos élèves et vos cours de votre système actuel pendant que votre compte est encore actif, avant d’annuler quoi que ce soit. Sur la page Importation, téléversez le fichier en CSV ou en Excel. Campix propose une correspondance pour chaque colonne et affiche un aperçu avant d’enregistrer quoi que ce soit.

Sachez où l’argent est versé

Les paiements méritent une vérification attentive. Avec Campix, chaque emplacement connecte son propre compte Stripe : les paiements vont dans ce compte, et Stripe verse l’argent dans votre compte bancaire. Si vous gérez plusieurs emplacements, confirmez que chacun est connecté à son propre compte avant d’accepter un vrai paiement. Reprenez vos frais dans les nouveaux programmes, et votre taux de taxe et votre rabais pour frères et sœurs dans Paramètres, pour que les prix correspondent dès le premier jour.

Liste de contrôle pour changer sans perturber la saison

• Exportez de votre système actuel les familles, les élèves et les cours
• Importez les participants et les programmes, et comparez l’aperçu à un échantillon
• Réglez les prix de chaque programme (et les modules complémentaires, à partir du forfait Team), et votre taux de taxe et le rabais pour frères et sœurs dans Paramètres
• Connectez Stripe pour chaque emplacement et faites un paiement test
• Recréez vos décharges et vos formulaires de consentement
• Envoyez un court avis aux familles avec le nouveau lien d’inscription
• Conservez vos fichiers d’exportation pendant au moins une saison, par précaution

Planifiez le changement hors saison

La période calme entre deux sessions, quand aucune inscription n’est ouverte, est le bon moment pour changer. Vous pouvez tout configurer, tester une vraie réservation et former votre équipe avant que les familles voient le nouveau parcours. Changer en pleine saison est possible, mais hors saison, c’est beaucoup moins stressant.

Obtenir de l’aide pour le changement

L’essentiel du travail, c’est l’exportation et la correspondance des colonnes, et la page Importation s’occupe de la correspondance. Le forfait Network comprend une séance d’intégration avec le fondateur pour l’importation et la configuration de Stripe. Vérifiez les limites de participants et de programmes de votre forfait avant d’importer. Si vous envisagez le changement, notre guide sur le choix d’un logiciel de gestion de camp au Canada explique quoi comparer en premier.

Commencez gratuitement ou consultez les forfaits et les tarifs.