Choisir un logiciel de gestion de camp : 9 critères

La plupart des démos de logiciels de camp se ressemblent : un formulaire d’inscription soigné et un tableau de bord rempli de graphiques. Les différences qui comptent pendant la saison se trouvent dans les détails. Voici une liste de vérification conçue pour les camps de jour, les programmes parascolaires et les organisations de sport jeunesse au Canada, classée à peu près selon l’effet de chaque point sur votre saison.

1. Où va l’argent, et combien ça coûte

Vérifiez si les paiements vont directement dans votre propre compte ou restent chez le fournisseur jusqu’à un versement. Demandez le coût total : frais de plateforme, frais par transaction et tout supplément pour des fonctions réservées à un forfait supérieur. Un prix affiché bas avec une commission élevée sur les transactions peut coûter plus cher dès que votre volume est réel.

2. Décharges et consentements intégrés

Les signatures électroniques devraient faire partie de l’inscription, pas d’un outil séparé ajouté après coup. Vérifiez qu’une réservation ne peut pas être finalisée sans la décharge requise, et que les consentements photo et médical sont recueillis séparément. Consultez notre guide sur les décharges et les consentements.

3. Un accueil et des présences qui fonctionnent le jour même

Regardez une démo de l’accueil sur un téléphone. Un moniteur peut-il enregistrer l’arrivée d’un groupe rapidement, voir les alertes médicales et noter qui est venu chercher chaque enfant ? Un pointage par code QR ou par borne élimine la file du matin. Vérifiez qu’un moniteur peut prendre les présences d’un groupe en moins d’une minute. Pour voir comment six outils de pointage se comparent, lisez notre comparatif des logiciels de pointage pour camps et sports.

4. Taxes et devise canadiennes, bien gérées

Le logiciel devrait afficher les prix en dollars canadiens et vous laisser définir proprement votre taux de taxe et son nom, sans bricolage. Si vous exercez vos activités dans plus d’une province, vous voulez pouvoir définir ce taux pour chaque emplacement plutôt que d’être coincé avec un seul réglage global.

5. Bilingue là où vous en avez besoin

Si vous servez des familles francophones, les pages et les courriels destinés aux parents devraient être offerts en français, pas seulement le panneau d’administration. Posez la question précisément pour le parcours d’inscription et les courriels de confirmation.

6. Plusieurs emplacements sans plusieurs maux de tête

Gérer plusieurs emplacements devrait vouloir dire une seule connexion avec un sélecteur d’emplacement, des liens d’inscription et des versements distincts pour chaque emplacement, et des rapports regroupés pour l’ensemble. Si chaque emplacement exige son propre compte, cela vous nuira à mesure que vous grandissez.

7. Communication avec les familles

Recherchez des confirmations d’inscription, des reçus de paiement et des récapitulatifs de programme automatiques, une façon de relancer sur demande les familles qui doivent encore de l’argent, et une façon d’envoyer une annonce à un groupe. Vérifiez aussi que les familles peuvent se désabonner par catégorie.

8. Vos données vous appartiennent

Vérifiez que vous pouvez exporter vos campeurs, vos inscriptions, vos présences et vos données financières en CSV quand vous le voulez. Demandez au fournisseur de vous montrer une exportation pendant la démo.

9. Des prix adaptés à votre taille

Un camp d’été à un seul site et un réseau de plusieurs sites n’ont pas les mêmes besoins. Le bon fournisseur offre un forfait gratuit ou peu coûteux avec lequel vous pouvez vraiment gérer un petit programme, et des paliers clairs à mesure que vous grandissez, sans hausses surprises. Comparez selon le coût total à votre volume réel, pas selon le prix affiché.

Si vous gérez un petit camp

Un camp avec un seul emplacement, quelques programmes et quelques centaines de familles a d’abord besoin de trois choses dans cette liste : des paiements versés dans votre propre compte, des décharges intégrées à l’inscription et un forfait qui ne vous fait pas payer des fonctions dont vous n’aurez jamais besoin. Avec Campix, Solo est gratuit pour 1 emplacement, 3 programmes et 100 participants. Team coûte 79 $ par mois pour 2 emplacements, 10 programmes et 500 participants.

Où se situe Campix

Campix est conçu pour les exploitants canadiens : paiements versés dans votre propre compte pour chaque emplacement, décharges et consentement photo distinct dans le parcours d’inscription, accueil adapté au téléphone (avec borne QR à partir du forfait Team), prix en dollars canadiens avec un taux de taxe défini pour chaque emplacement, pages et courriels en français pour les parents, une seule connexion pour tous vos emplacements (2 avec Team, 5 avec Multi-site, illimité avec Network), confirmations et reçus automatiques, exportation CSV de vos campeurs et inscriptions avec tous les forfaits (présences à partir de Team, transactions à partir de Multi-site) et un forfait gratuit pour commencer. Essayez-le gratuitement ou comparez les forfaits.