Inscription en ligne au camp de jour : guide canadien 2026

Les formulaires papier et les échanges de courriels ne suffisent plus au-delà de quelques dizaines de familles. Dès l’ouverture des inscriptions, vous courez après les décharges manquantes, vous ressaisissez les renseignements dans un tableur et vous répondez aux courriels du type « est-ce que mon paiement est passé ? ». Passer aux inscriptions en ligne règle ce goulot d’étranglement, à condition que le parcours suive la façon dont les familles s’inscrivent vraiment : sur un téléphone, souvent pour plus d’un enfant.

Ce guide présente ce dont un parcours d’inscription en ligne pour camp de jour a besoin en 2026, dans l’ordre où le parent le vit.

Commencez par un seul lien à partager

Vos inscriptions devraient se trouver à un seul lien public que vous pouvez glisser dans un courriel, un groupe Facebook ou un code QR sur une affiche. Le parent arrive sur une page qui affiche vos programmes, vos prix et les places disponibles, puis le guide étape par étape jusqu’à la confirmation. Les familles n’ont pas à créer de compte, à télécharger un PDF ni à appeler le bureau.

Si vous exploitez plus d’un emplacement, chaque emplacement a besoin de son propre lien pour que les sessions, les taxes et les règles d’annulation propres à cet emplacement s’appliquent automatiquement.

Recueillez les renseignements une fois, réutilisez-les partout

Demandez ces renseignements une seule fois, dans le formulaire d’inscription, et utilisez-les toute la saison :

• Nom et date de naissance de l’enfant, et le programme ou la session auquel il s’inscrit
• Coordonnées des parents ou tuteurs, et toute question que vous ajoutez, comme les personnes autorisées à venir chercher l’enfant
• Allergies, médicaments et notes médicales dont le personnel a besoin à l’arrivée
• Personne à joindre en cas d’urgence, et besoins en matière d’accessibilité si vous ajoutez cette question

Pour les familles qui inscrivent plusieurs enfants, permettez-leur de les ajouter en une seule inscription au lieu de remplir le formulaire quatre fois. C’est un point où beaucoup de familles abandonnent.

Intégrez les décharges et les consentements au parcours, pas après

N’envoyez pas les décharges par courriel après l’inscription. Recueillez les signatures électroniques pendant l’inscription, avant le paiement, pour qu’une réservation confirmée ait toujours une décharge signée. Le consentement photo, l’autorisation médicale et l’acceptation du code de conduite ont aussi leur place ici. Consultez notre guide sur les décharges et formulaires de consentement pour camps au Canada pour savoir quoi inclure.

Encaissez le paiement au moment de l’inscription

Percevoir les frais pendant l’inscription, plutôt que de facturer après coup, signifie qu’une place confirmée est une place payée. Au minimum, il vous faut :

• Le paiement par carte avec un reçu envoyé immédiatement par courriel
• Un rabais automatique pour la fratrie, et des codes promo pour l’inscription hâtive ou les familles qui reviennent (codes promo à partir du forfait Team)
• Les taxes appliquées au taux que vous fixez, qui peut varier selon l’emplacement
• Des paiements versés dans votre propre compte, pour chaque emplacement

L’argent devrait arriver dans votre propre compte bancaire, et non rester chez un fournisseur jusqu’à un versement mensuel.

Laissez la liste d’attente faire le suivi

Les semaines populaires se remplissent en premier. Au lieu de refuser des familles, une liste d’attente recueille la demande et, quand une annulation libère une place, fait automatiquement monter la famille suivante et la prévient par courriel. Pour un programme payant, le courriel lui demande de payer dans son portail pour garder la place. Vous récupérez ainsi des revenus que vous auriez perdus, et vous savez quels programmes agrandir la saison prochaine.

À quoi ressemble un bon parcours

Un parent ouvre votre lien sur son téléphone, choisit une semaine, ajoute deux enfants, signe la décharge, paie, reçoit un courriel de confirmation et ajoute les dates à son calendrier, le tout en moins de trois minutes. Votre liste des participants se met à jour en temps réel, les notes médicales sont prêtes pour l’accueil des enfants et personne n’a rien ressaisi.

Campix offre exactement ce parcours aux camps de jour, aux programmes parascolaires et aux sports jeunesse. Commencez gratuitement ou consultez les forfaits et les prix.