Réduire les absences et les paiements en retard au camp

Deux fuites font perdre des revenus à un camp sans jamais apparaître comme un remboursement : les réservations qui arrivent à la saison avec un solde impayé, et les places occupées par des enfants absents qu’une famille sur la liste d’attente aurait prises. Les deux se règlent avec une politique claire et les bons réglages par défaut. Voici par où commencer.

Encaissez le paiement à l’inscription, pas après

Encaissez le paiement quand la famille s’inscrit, au lieu de confirmer la place et de facturer plus tard. Le « payer plus tard » et le « on réglera ça en juin » vous laissent des soldes à relancer.

Gardez la facturation pour les vraies exceptions, comme une subvention, un paiement en argent comptant ou une correction. Ce sont les soldes qui valent la peine d’être suivis, parce qu’ils sont peu nombreux.

Envoyez des rappels aux familles qui ont un solde

La plupart des retards de paiement ne sont pas des refus, ce sont des oublis. Quand un solde existe, vous voulez joindre exactement les familles qui doivent de l’argent, en quelques clics, sans monter une liste à la main :

• Un rappel quelques jours après l’échéance d’un solde
• Un suivi une semaine avant le début du programme
• Un dernier avis avec une date limite claire avant que la place soit libérée

Envoyez chaque rappel depuis l’inscription de la famille, ou à toutes les familles qui doivent de l’argent d’un coup à partir du forfait Team.

Voyez clairement l’état des paiements

Une liste des participants qui indique clairement si chaque inscription est payée ou impayée vous permet d’envoyer un rappel aux seules familles qui doivent de l’argent, et d’aborder la saison en connaissant vos revenus encaissés plutôt que vos revenus réservés.

Transformez les annulations en places comblées

Quand une famille annule une semaine populaire, cette place ne rapporte que si vous la comblez rapidement. Une liste d’attente active qui fait monter automatiquement la famille suivante et la prévient par courriel (en lui demandant de payer dans son portail si le programme est payant) offre la place à la famille suivante dès qu’elle se libère. Elle indique aussi quels programmes manquent de places pour la saison prochaine.

Fixez la politique, laissez le logiciel l’appliquer

Rédigez une politique simple et équitable : paiement exigé à l’inscription, délai d’annulation précisé, remboursements traités de la même façon chaque fois. Laissez ensuite votre système d’inscription l’appliquer par défaut, pour que le personnel n’ait pas à négocier au cas par cas. Campix encaisse le paiement à l’inscription, vous permet d’envoyer un rappel de paiement depuis n’importe quelle inscription (ou à toutes les familles qui doivent de l’argent d’un coup, à partir du forfait Team), indique les inscriptions impayées sur la liste d’accueil et fait avancer la liste d’attente automatiquement, le tout au même endroit. Commencez gratuitement.